医療事務の電子カルテ作成のやり方【クリニック編】

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医療事務歴約20年、アラフォー1児のママで、元医療事務です。

面接受付担当も経験、陰の採用担当者でした!

こんな悩みを解決できる記事を用意しました。

医療事務の新人さんは、電子カルテ作成をする際に、患者登録の画面で固まってしまう方も多いです。

ほとんどの理由が、どうやって入力をしたら良いのか?わからないから

その為、記事の前半では『電子カルテ作成の前に確認すること』を解説し、

後半では『電子カルテ作成【初診時】』『電子カルテ作成【2回目以降の初診時・再診時】』について紹介するので、参考にしてくださいね!

この記事を読み終えることで、電子カルテ作成に抵抗がなくなり、理解が出来ると思います。

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電子カルテに保険証を入力する前に確認すること

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電子カルテに保険証を入力する前に確認することを紹介しますね。

被保険者証の有無を確認

患者さんは、必ずしも被保険者証を持参しているとは限りません

その為、保険証を入力する前に被保険者証の有無を確認します。

実際に、患者さんが保険証を忘れてしまったり、保険証がまだ出来ていない方も来られるので、その場合どう対応するのかを考える必要もあります。

また、生活保護の方の場合は併用でない限り、被保険者証の提示はないです。

被保険者証に記載されている内容確認

受付で被保険者証の提示が確認出来たら、被保険者証に記載されている内容を確認します。

  1. 氏名
  2. 生年月日
  3. 性別
  4. 保険者番号・記号・番号
  5. 本人・家族
  6. 資格取得日・交付年月日
  7. 有効期限
  8. 住所

たまに、有効期限切れの保険証を提示される場合もあるので、有効期限が切れていないか?を1番に確認しましょう

電子カルテ作成【初診時】

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電子カルテ作成【初診時】のやり方を紹介しますね。

1
電子カルテに患者登録されていないか?確認します
患者さんは、クリニックの受付で『はじめてです』とおっしゃても、既に電子カルテに患者さんが登録されている場合もあります。

その理由は

  • 患者さんが受診をしたことを覚えていない場合
  • 電子カルテに登録はしたが診療が待てない為、受診をキャンセルして電子カルテにIDは残っている場合

その為、患者検索の画面で、生年月日検索をして、患者さんの名前が登録されていないか?確認します。

また、女性の場合は名字が変わっている場合もありますので、生年月日で名前が一緒の方がいないか?も一緒に確認しましょう。

2
同姓同名の方がいないか?確認します
患者さんの間違えトラブルを防ぐ為、同姓同名の方がいないか?確認します。

そのやり方は、患者検索の画面で、新患登録をする氏名を入力して検索をし、 同姓同名の方がいないか?確認しましょう。

実際に、同姓同名がいる場合は、問診票や電子カルテの画面の決まった場所に『記載やマーク』を付けて間違え防止をすることが多いです。

3
患者さんのIDを選びます
クリニックの決まったIDを新患の患者さんに選びます。

IDの桁数が4桁から登録するなど決まっている場合は、1001から順に、新患の患者さんが来た順にIDを選びます。

医療機関によっては、患者さんの『氏名』と『生年月日』でIDを選んで、全員8桁のIDなど桁数が決まっている場合もありますよ。

4
患者IDで登録します
患者さんのIDで新患登録を電子カルテに行います。
5
問診票と保険証を確認します
患者さんに記入をして頂いた問診票と、お預かりした保険証を確認し『氏名』『生年月日』『住所』『電話番号』『主保険の保険者番号・記号・番号』公費がある場合は『公費負担者番号・受給者番号』を登録します。

▼保険証の入力方法はこちらを▼

6
セットコードを入力する
医療機関によって、セットコードを入力してからチェックインをします。

また、医療事務の基礎知識の勉強をしていない場合は、実際に本を読んで知識を増やすのも良いですね!

電子カルテ作成【2回目以降の初診時・再診時】

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電子カルテ作成で【2回目以降の初診時・再診時】のやり方を紹介しますね。

保険者証変更がある場合

1
いつから保険証が変更になっているか確認をする
2
保険証が変更になった時から保険証を登録する
3
保険証の変更になった時からの来院履歴をみる
4
履歴がある場合は2号用紙、3号用紙の修正が必要か考える
5
修正が必要な場合は修正をしてからチェックインをする
※修正が必要ない場合は、そのまま保険証変更をした保険でチェックインをする

保険証が変更になっている場合は、登録を変更しないと、レセプト請求を行っても返戻になってしまい、医療機関に報酬が入りませんので、変更手続きをしましょう。

苗字変更

保険証を確認して、苗字が変更になっている場合は、氏名変更をしてから、チェックインをし、旧姓の氏名もメモ欄に入力をします。

また、レントゲンなどを撮影したことがある場合は、レントゲンのシステムと電子カルテのシステムが連動していない場合があります。

その為、医師はレントゲンの氏名を変更しなければならないので、メモ欄に旧姓氏名を記載しておくとわかりやすいです。

住所変更があった場合

住所変更を受付時に確認できたら、住所変更をしてから、チェックインをします。

その理由は、住所変更した時に、紹介状(診療情報提供書)の希望がある場合は、今現在、電子カルテの記載されている住所が、そのまま診療情報提供書に印刷されます。

その為、現住所と違う住所が診療情報提供書に印刷されてしまうので、住所変更を言われて時点で修正をした方が、トラブルが防げますよ。

初診の場合

医療機関の初診セットコードがある場合入力をして、チェックインします。

再診の場合

医療機関の再診セットコードがある場合入力をして、チェックインします。

電子カルテの設定によりますが、何時何分に何を入力し、何を訂正したか、目に見えないシステムで記録されていますので、間違えないように入力をしますしょう!

まとめ

  1. 患者さんが被保険者証を持参したら、被保険者証に記載されている通りに電子カルテに入力しましょう。
  2. 『既に登録されていないか』『同姓同名がいないか』を確認して、電子カルテに新規登録をしましょう。
  3. 保険証変更』『苗字変更』『住所変更』をしてから、チェックインをしましょう

あくまでも私の経験上ですので、ご了承ください。

医療事務の新人さんの中には、電子カルテに保険証を入力を慌ててしまって、入力ミスをすることも多いです。

また、既に登録をされている人のカルテを再度作ってしまうと二重登録になってしまうので、登録をされていないかの確認をすることを忘れずに!

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