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tomeoffice
面接受付担当も経験、陰の採用担当者でした！
こんな悩みを解決できる記事を用意しました。
医療事務の新人さんは、電子カルテ作成をする際に、患者登録の画面で固まってしまう方も多いです。
ほとんどの理由が、どうやって入力をしたら良いのか？わからないから
その為、記事の前半では『電子カルテ作成の前に確認すること』を解説し、
後半では『電子カルテ作成【初診時】』『電子カルテ作成【2回目以降の初診時・再診時】』について紹介するので、参考にしてくださいね！
この記事を読み終えることで、電子カルテ作成に抵抗がなくなり、理解が出来ると思います。
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目次
電子カルテに保険証を入力する前に確認すること
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①被保険者証の有無を確認
患者さんは、必ずしも被保険者証を持参しているとは限りません。
その為、保険証を入力する前に被保険者証の有無を確認します。
実際に、患者さんが保険証を忘れてしまったり、保険証がまだ出来ていない方も来られるので、その場合どう対応するのかを考える必要もあります。
また、生活保護の方の場合は併用でない限り、被保険者証の提示はないです。
②被保険者証に記載されている内容確認
受付で被保険者証の提示が確認出来たら、被保険者証に記載されている内容を確認します。
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 保険者番号・記号・番号
- 本人・家族
- 資格取得日・交付年月日
- 有効期限
- 住所
たまに、有効期限切れの保険証を提示される場合もあるので、有効期限が切れていないか？を1番に確認しましょう！
電子カルテ作成【初診時】
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その理由は
- 患者さんが受診をしたことを覚えていない場合
- 電子カルテに登録はしたが診療が待てない為、受診をキャンセルして電子カルテにIDは残っている場合
その為、患者検索の画面で、生年月日検索をして、患者さんの名前が登録されていないか？確認します。
また、女性の場合は名字が変わっている場合もありますので、生年月日で名前が一緒の方がいないか？も一緒に確認しましょう。
そのやり方は、患者検索の画面で、新患登録をする氏名を入力して検索をし、 同姓同名の方がいないか？確認しましょう。
実際に、同姓同名がいる場合は、問診票や電子カルテの画面の決まった場所に『記載やマーク』を付けて間違え防止をすることが多いです。
IDの桁数が4桁から登録するなど決まっている場合は、1001から順に、新患の患者さんが来た順にIDを選びます。
医療機関によっては、患者さんの『氏名』と『生年月日』でIDを選んで、全員8桁のIDなど桁数が決まっている場合もありますよ。
▼保険証の入力方法はこちらを▼
また、医療事務の基礎知識の勉強をしていない場合は、実際に本を読んで知識を増やすのも良いですね！
電子カルテ作成【2回目以降の初診時・再診時】
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①保険者証変更がある場合
保険証が変更になっている場合は、登録を変更しないと、レセプト請求を行っても返戻になってしまい、医療機関に報酬が入りませんので、変更手続きをしましょう。
②苗字変更
保険証を確認して、苗字が変更になっている場合は、氏名変更をしてから、チェックインをし、旧姓の氏名もメモ欄に入力をします。
また、レントゲンなどを撮影したことがある場合は、レントゲンのシステムと電子カルテのシステムが連動していない場合があります。
その為、医師はレントゲンの氏名を変更しなければならないので、メモ欄に旧姓氏名を記載しておくとわかりやすいです。
③住所変更があった場合
住所変更を受付時に確認できたら、住所変更をしてから、チェックインをします。
その理由は、住所変更した時に、紹介状（診療情報提供書）の希望がある場合は、今現在、電子カルテの記載されている住所が、そのまま診療情報提供書に印刷されます。
その為、現住所と違う住所が診療情報提供書に印刷されてしまうので、住所変更を言われて時点で修正をした方が、トラブルが防げますよ。
④初診の場合
医療機関の初診セットコードがある場合入力をして、チェックインします。
⑤再診の場合
医療機関の再診セットコードがある場合入力をして、チェックインします。
電子カルテの設定によりますが、何時何分に何を入力し、何を訂正したか、目に見えないシステムで記録されていますので、間違えないように入力をしますしょう！
まとめ
- 患者さんが被保険者証を持参したら、被保険者証に記載されている通りに電子カルテに入力しましょう。
- 『既に登録されていないか』『同姓同名がいないか』を確認して、電子カルテに新規登録をしましょう。
- 『保険証変更』『苗字変更』『住所変更』をしてから、チェックインをしましょう。
あくまでも私の経験上ですので、ご了承ください。
医療事務の新人さんの中には、電子カルテに保険証を入力を慌ててしまって、入力ミスをすることも多いです。
また、既に登録をされている人のカルテを再度作ってしまうと二重登録になってしまうので、登録をされていないかの確認をすることを忘れずに！
医療事務の基礎知識がないと、医療事務になった時に覚えることが多すぎて、キャパオーバーになってしまう事もあるので、医療事務講座で勉強をしてみよう！
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