医療事務の会計でレジ操作のやり方は難しい?5つの患者対応事例付き!

この記事で解決できるお悩み

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こんな悩みを解決できる記事を用意しました。

クリニックの医療事務の仕事内容の1つに、レジ打ちがあり、その操作方法も医療事務の新人さんにとっては、大変なこともありますね。

医療事務の経験者の私が、記事の前半で『医療事務がレジ操作を行う前に考えること』を解説し、

後半では『レジ打ちを間違えた場合の修正方法』と『会計は難しい医療事務と患者対応5つの事例』について紹介するので、参考にしてくださいね!

この記事を読み終えることで、医療事務の会計業務の流れがわかると思います。

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医療事務がレジ操作を行う前に考えること

医療事務がレジ操作を行う前に考えることは『この患者さんの診察代は、どこから報酬を得るか判断する』ことです。

その理由は、患者さんの提示された保険証によって、診療報酬請求先が異なり、患者自己負担額も異なるから。

その為、患者さんの保険証を確認し、保険適応だった場合、総点数は何点で、保険者からいくら報酬を得ることができ、本日患者さんから、いくら徴収すれば良いのか?の判断を医療事務がすることになります。

患者さんが保険証を提示
本日行った診療内容は、保険適応だったら
患者さんから、自己負担額を徴収する
月ごとレセプトを作成し、保険者から後で報酬を得る
患者自己負担額+保険者からの報酬=クリニックの報酬になる
クリニックの報酬の中から、クリニックのスタッフの給料になる

この作業を患者さん1人、1人に行うのが、医療事務の会計でレジ操作を行う方の仕事内容になります。

その為、保険証の種類などの基礎知識がないよりかは、あった方が医療機関にとっても、医療事務として働く側としても働きやすいですよ。

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保険診療はどこから報酬を得る?

患者さんが医療機関に来院されたら、保険証の提示を求めます。

実際に、保険適応疾患の症状があり、保険証を提示されれば『被保険者の負担割合+患者の自己負担割合=医療機関の報酬』になりますね。

また、社保と国保では、レセプト提出先が違いますので、覚えましょう!

  1. 社保は、支払い基金から、医療機関に報酬が入る
  2. 国保は、国保連合会から、医療機関に報酬が入る

口座の振り込まれる名前が違うので、経営者(医療機関)は

  1. 支払い基金から、今月はどれくらいの報酬が入るのかな?
  2. 国保連合会から、今月はどれくらいの報酬が入るのかな?

を、把握したいので、内訳を知りたいと、思われる方も居られるので、レジの部門操作を行う医療機関が多いですよ。

医療機関は、支払基金と国保連合会と被保険者の自己負担額から報酬を得ています。

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自由診療はどこから報酬を得る?

自由診療の場合は、全額自己負担で患者が医療機関にお支払いをしてもらいます。

  1. 保険適応疾患で医療機関を受診、今、保険証の手続き中で、今日は全額自己負担でお支払い、後日保険証が出来たら持ってきます。(保険証を持参されたら返金予定)
  2. 会社に入る前に全額自己負担の健康診断をしてくるように言われました。(健康診断)
  3. 毎年、自費で予防接種を受けています。(予防接種)
  4. 市区町村から、健康診断の受診券を発行されたので、受けようと思います。市区町村の役所から届いた健康診断を実施した場合(後で集計をして市区町村に提出する)
  5. 国の定期接種対象者なので、せっかくだから、予防接種を受けようと思います。市区町村の役所に提出する予防接種を実施した場合(後で集計をして市区町村に提出する)

など、自由診療でも、様々な場合があります。

どの自由診療なのか?で、レジの部門操作がかわることもありますので、確認が大切ですよ!

自由診療は、医療機関によって細かく分類されている場合もあり!

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保険毎にレジ打ちをする場合のやり方

医療機関の考えにもよりますが、レジの部門を使用して、どの保険を使用して、患者さんはお支払いをされたか?を部門の番号を決めて打つことがあります。

その為、医療機関の決まり事を覚えていないと、レジが合わなくなるので、気を付けましょう

例1

  • 部門1 社保(支払基金)
  • 部門2 国保(国保連合会)
  • 部門3 自費(全て)

例2

  • 部門1 社保(支払基金)
  • 部門2 国保(国保連合会)
  • 部門3 自費(市区町村に提出する健康診断、予防接種)
  • 部門4 自費(健康診断、予防接種)
  • 部門5 自費(保険証忘れの場合)

例3

  • 部門1 保険診療(社保・国保)
  • 部門2 自由診療(自費)

医療機関によって違いますが、日計表を午前診療と午後診療を分けて出すことが多いです。

その日計表をみて、保険が社保なのか?国保なのか?自費なのか?を集計し、レジの部門の合計とあっているか確認し、違っていたら、レジのジャーナルをみて、打ち間違えをしていないか?確認します。

その為「部門1」は社保!と覚えないと、レジが合わなくなりますね。

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レジ打ちの流れ

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実際のレジ打ちの流れを紹介しますね。

部門1社保の領収金額をレジに打つ場合

社保の領収証が発行されました。
領収証は1460円。その額を患者さんから頂く予定。
患者さんをお呼びします。
保険証や診察券をお返しし、処方箋の説明をします。 「本日のお会計は1460円お願いします。」と、伝えます。
レジに領収証の金額を打ちます。
1460とうち、社保の領収証なので、部門1を押します。レジは部門1で認識します。 
患者さんからお預かりした金額を打ちます。
2000円お預かりしました。2000とうち、預かり現計を押せば、お釣りの額540がレジに表示されるので、その額を患者さんにお渡しします。

領収金額を打ってから、部門1を押さないとエラーになりますよ。

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部門1社保と部門2国保を一緒にレジを打つ場合

2名分の支払を一緒に会計希望です。
娘さんが社保の領収証、お母さんが国保の領収証を一緒にお会計をして欲しい場合は、それぞれ別に打ちます。
社保の領収証の金額をレジに打ちます。
1460とうち、社保の領収証なので、部門1を押します。 
国保の領収証の金額をレジに打ちます。
480とうち、国保の領収証なので、部門2を押します。
レジに2枚の合計金額を表示する。
1460+480=の金額を表示させるには、小計を押します。1940とレジに表示されるので、その額を患者さんに伝えます。 
患者さんからお預かりした金額を打ちます。
5000円札をお預かりしました 。5000とうち、預かり現計を押せば、お釣りの額3060がレジに表示されるので、その額を患者さんにお渡しします。

領収金額が2つある場合、1460と480を打ったら、小計を押さないと合計金額が出ませんので気を付けましょう!

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レジ打ちを間違えた場合の修正方法

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レジ打ちを間違えた時の修正方法を紹介しますね。

「レジを打つのを間違えました」ということは、レジを打ったのだから、レジは「プラス+」になっています。

その為、間違えて打った額を「マイナス-」にすればOKです。

実際、レジを「マイナス-」にするには、どうしたら良いのか?は、レジの使い方の本を開いて調べましょう!

レジを打つのを間違えた部門はどれなのか?
部門1です。
間違えて打った金額をレジマイナスにします。
レジマイナスに設定にし、540を打ち、部門1を押します。 
正しい部門に打ち直す。
レジマイナスになっている設定を、元のレジ打ちの設定に戻します。

540を打ち、部門2を押します。

直っているか点検する。
レジの点検に設定をし、部門1が-になり、部門2が+になったかを確認します。 

自分が何をしたいのか?の目的がわかれば、それを調べる方法はありますが、

自分が何をしたいのか?わからなければ、まず、わかろうと努力してみましょう!

わかろうとしなければ、仕事は前に進みません。

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レジ部門を分けて打つ理由

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レジ部門を分けて打つ理由は、医療機関によって多少違うかもしれませんが「どこから報酬を得るか?」で部門を分けている場合が多いです。

その部門は、大きく分けて2種類あります。

部門を分ける理由は、保険診療分は、後で保険者から医療機関に報酬が入ります。

一方、自由診療分は、本日患者さんから全ての報酬を得る場合と、後から報酬額を得る場合(市区町村健康診断や予防接種など)があります。

その為、分かるように部門を分けている場合が多いですね。

保険診療のレジ部門

保険診療分の本日の収入の最低✖7割が、保険者から得られる報酬だと判断しやすくなります。

部門1社保30000円の場合、30000円✖7割=210,000円が支払基金から報酬を得る予定の見込み額

部門2国保50000円の場合、50000円✖7割=350,000円が国保連合会から報酬を得る予定の見込み額

クリニックが保険者から得る報酬の口座の振り込み金額は、支払基金、国保連合会とわかれているので、どれくらい報酬を得られるのか?知っておきたい経営者も居られますよ。

その為、細かいところは、細かいので、レジの部門を間違えて打ってしまった場合は、修正が必要です。

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自由診療のレジ部門

自由診療=自費ですが、自費といっても様々です。

本日は全額自費でお支払いをしてもらいますが、後日返金するかもしれない自費

  • 保険適応疾患で医療機関を受診、今、保険証の手続き中で、今日は全額自己負担でお支払い、後日保険証が出来たら持ってきます。(保険証を持参されたら返金予定)

本日患者さん全ての報酬額を得る自費

  • 会社に入る前に全額自己負担の健康診断をしてくるように言われました。(健康診断)
  • 毎年、自費で予防接種を受けています。(予防接種)

後から、報酬額を得ることも含まれる自費

  • 市区町村から、健康診断の受診券を発行されたので、自己負担500円で受けようと思います。市区町村の役所から届いた健康診断を実施した場合(後で集計をして市区町村に提出する)
  • 国の定期接種対象者なので、せっかくだから、予防接種を自己負担額2500円で受けようと思います。市区町村の役所に提出する予防接種を実施した場合(後で集計をして市区町村に提出する)

医療機関によって考えは違いますが「自費は同じ部門で打つ場合」と「それぞれ、部門をわけてレジを打っている場合」とがあります。

その理由は、自費とはいっても、自己負担額だけをお支払いして、後から総括をして、市区町村の役所に提出をすると、クリニックに報酬がはいる健康診断や予防接種があるから。

その為、自己負担額分だけ知りたい経営者は、部門を分けていることもありますよ。

医療事務の新人さんに、細かいです!と、言われることも多いですが、医療事務は細かい仕事がたくさんあります。

何故なんだろう?と思って決まりを覚えないと、永遠に覚えられないことも多いですね。

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レジ点検・レジ精算のやり方

全ての患者さんの会計が終了し、業務が終わったら、レジ点検・レジ精算を行います。

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そのやり方を紹介しますね。

本日の領収が全て終了したらレジ点検をする。
最後の患者さんのお代を頂いたら、レジの点検を押します。
点検の総合計金額と、レジの入金金額があっているか?確認する。
レジの中には、両替金が入っています。

両替金が5万円だったら、5万円+点検の総合計金額が入っています。 

点検の総合計金額+両替金の金額ではなかった場合
レジの打ち間違えをした場合、両替を間違えた場合が考えられます。間違え探しをします。
点検の総合計金額とレジの入金金額があったら、精算する。
レジの精算を設定し、レシートを出します。 
本日の入金額を経営者に渡す。
入金額を経営者に渡します。

両替金が患者さんが万札を出してお釣りが出せるように計算して用意します。

社保と国保の自己負担額のお代をきちんと貰えなかったり、レジ操作も出来ないと、保険者にレセプト請求の仕事はやらせて貰えないですよ。

その為、レセプト請求を覚える前にレジ操作を覚えましょう!

次は、会計の患者対応の難しさを紹介しますね。

会計は難しい医療事務と患者対応5つの事例

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医療事務の会計業務は、ほとんどが患者対応になります。

実際に、会計業務は、計算・暗算・レジ操作を行いながら患者対応を行うので、難しいことも多いですね。

また、早く会計を終わらせようとすると、トラブルが起こることもあるので、丁寧に行う事が大切ですよ!

5つの事例を紹介します。

500円玉のお釣りが欲しい患者対応

医療事務の資格取得をしてから、医療事務になられた方は、電卓を使用して計算を勉強するので、ある程度暗算が出来る方も多いです。

しかし、中には、暗算が苦手な方も居て、患者さんに突っ込まれることもありますよ。

その為、先輩が教えて下さるのであれば、素直に教えて貰った方が、苦情クレームを防ぐことが出来ます

「レジは使ったことありますか?」

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医療事務の新人

「ないですけど、打てばできます!!」

可愛くないな・・・教える気が失せてしまいました・・・

「そうですね」

「やってみてください」

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電子カルテから領収証を発行して、医療事務の新人さんに渡す。

「Aさんはあちらの方ですので」

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医療事務の新人

大きな声で「Aさん!!」

Aさん

機嫌悪そうにお支払いへ

医療事務の新人

大きな声で「 320円です!!」

Aさん

100円玉8枚と、10円玉7枚で、870円を出す。

医療事務の新人

大きな声で「320円なので!!320円とります!!」

あちゃ・・・計算出来ないから、わからないのかな・・・

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Aさん

「500円玉が欲しいから出してるんだよ。

わからないのか?計算出来ないのか?」

医療事務の新人

固まる・・・「えっ?320円なんですけど・・・」

Aさん

「 870から320引いたら550だろ!」

医療事務の新人

「えっ?」

Aさん

「500円玉と50円玉だろ」

医療事務の新人

「あっ…すみません…」

Aさん

「よくこんなんでレジやってるよな・・・

声もでかいし、近くにいるのに、そんな大きな声で呼ぶなよ」

「そうですよね・・・申し訳ありません」

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Aさん

「今度からレジ別な人にして・・・」

Aさんは、怒って帰られてしまいました・・・

次回から、Aさんのレジは医療事務の新人さんは出来ないので、別の方がすることになりました。

500円玉のお釣りが欲しい患者対応はどうしたら良い?

医療事務は、暗算を求められることが多いです。

その為、レジを打てば良いわけではないので、自分の頭を使って計算をしましょう!

また、患者さんの中には、医療事務の新人さんが入ると「今度の人は使えるか?」と、チェックで意地悪っぽいことを仕掛けてくることもありますよ。

なので、簡単だなっと思う仕事ほど油断出来ないです・・・

実際に、会計で本日の領収金額を伝えると、患者さんは、500円玉のお釣りが来るように計算をして、お支払いをすることはよくあります

また、500円玉以外にも、50円玉のお釣りが欲しい方も居られますね。

たまに、5000円札が欲しい方も・・・6000円代の金額を1万円札と1000円札で出される方もいらっしゃいます。

その場合、5000円札があれば良いのですが、ない場合は、1000円札でお釣りになることもあるので、患者さんに事情を説明することもありますね。

医療事務は、患者さんが出されたお代をみて、暗算をし、お釣りを計算するスキルを求められますので、気を付けましょう!

もしも、暗算が難しいのであれば、レジに金額を打つ前に、電卓で計算をして、お釣りを考えましょう!

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親子一緒に来院されたも会計は別の患者対応

レジ打ちが苦手な医療事務さんは、患者さんをお呼びする前に、今日の領収証の金額を打っておき、患者さんをお呼びすることもあるかな。

その為、親子で来院されて領収証が2枚ある場合、合計金額を先に自分で把握しておきたい為に、レジ操作を行ってしまうと、会計が別の場合、レジ操作が余計に大変になりますよ。

なので、患者さんをお呼びして、確認してからレジ打ちをしましょう

医療事務の会計

「Bさん、2人一緒で、3250円です」

「別々に、お願いしたいのですが・・・」

Bさん

医療事務の会計

「えっ~一緒じゃないんですか?」

「財布が違うので別で・・・」

Bさん

医療事務の会計

「レジを打ち直さなきゃいけないので・・・お待ちください!!」

「はい・・・」

Bさん

実際に、レジ打ちをしてから、患者さんをお呼びする医療事務は、レジ操作が苦手なので、レジの打ち直し操作にも時間が掛かり、患者さんをお待たせすることになりますね。

その為、苦情クレームになることも・・・

親子一緒でも会計は別の患者対応はどうしたら良い?

ご家族・親子・ご夫婦など、複数人でクリニックに受診された場合は、レジに金額を打つ前に、患者さんにお支払方法の確認をした方が、会計がスムーズですよ。

医療事務

「〇〇さん、お会計はご一緒ですか?別々ですか?」

と、確認をしてから、一緒の場合は、レジ操作を行います。

今は、個人個人で、領収証が、電子カルテやレセコンから出てきますので、

レジに金額を打つ前に、患者さんに、お支払いはご一緒か?別々か?を確認をしましょう!

具合が悪いときは、早く自宅で休みたいもの・・・

なので、早く会計が終わるように、レジ打ちをする前に患者さんに一言確認をすると、自分の仕事も増えずに済みますよ!

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1人ずつ会計を行った方が良い患者対応

クリニックが混んでくると、会計待ちの患者さんも多くなり、医療事務が早く会計を終わらせたくなることも。

その為、同時に会計に2人の患者さんをお呼びする医療事務も居ますが、苦情クレームになるので、1人ずつ及びした方が結局は早く会計が終わりますよ。

医療事務の会計

「Cさん、200円です」

財布を出して、お金を探しているの様子

Cさん

医療事務の会計

「Dさん、200円です」

「もう、終わりなの?先生に薬で聞きたいことあったのに・・・」

Dさん

医療事務の会計

「Dさん、そうなんですか?お待ちください。」

お金を出して固まっている・・・

Cさん

医療事務の会計

Cさんほったらかしで先生に聞きに行ってしまった・・・

医療事務の会計

戻ってきて、Dさんに説明し始め、会計をしました。

「そうなんだね」

Dさん

医療事務の会計

何事もなかったかのごとく、Aさんから200円お預かりします。

・・・

Cさん

最後まで、医療事務の会計の謝罪の言葉はなく終了・・・順番ってなんだろう・・・?と、考えさせられる内容ですね・・・

Cさんは、穏やかな方で、順番に対して、文句を言うことはありませんでしたが・・・この対応は、苦情の原因になりますので、辞めましょう!

1人ずつ会計を行った方が良い患者対応はどうしたら良い?

クリニックの会計も患者さんを順番にお呼びした方が、苦情トラブルにならないですよ。

あなたは、スーパーに行って、レジで横入りされたら嫌じゃないですかぁ?なんで?と、睨んだりしませんかぁ?

具合が悪い患者さんは、会計に呼ばれて、支払いが済んだら早く自宅に帰って休みたいです・・・

お金を出してる少しの間に、次の方呼ばれて後回しにされたら、誰だって嫌だな・・・

Cさん

また、手元の不自由で、すぐにお金を出せない方もいらっしゃいます。

怒って下さる患者さんは、通院をされることがありますが、何も言わない患者さんは、二度と通院をされず、他の医療機関へ行かれることもあるんですよ。

ほんの些細な気遣い、気配り、医療事務の仕事では大切です!

会計で患者さんをお待たせしてしまったら「お待たせして申し訳ございません。」と、謝罪をしましょう!

例え、患者さんが怒っていなくても・・・謝罪の言葉があると、相手の印象が違います・・・

謝罪も医療事務の仕事内容の1つです。

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お釣りが少ないと言われる患者対応

クリニックの会計は、コンビニやスーパーやデパートの接客とは違います。

その為、初めてレジ操作を行う場合は、先輩に確認をした方が、苦情クレームが防げますよ。

医療事務の新人

「1万円お預かりします」

医療事務の新人

「1万円お預かりしましたので、8950円のお返しです。お確かめくださいませ。」

医療事務の新人

「領収証と明細書のお返しです。」

患者さんに突っ込まれることもあります。

Eさん

「お釣りが少ないんじゃない?」

Eさん

「領収証と明細書は、今、君に貰ったけど、俺が出したわけじゃないのに、お返しはおかしいぞ!」

患者さんは、医療事務の接客に厳しい方も居られますので、お金の受け渡しは、丁寧に行いましょう!

お釣りが少ないと言われる患者対応はどうしたら良い?

患者さんにお釣りが少ないと言われないように、医療事務が考えて対応をします。

医療事務

「1万円お預かりします。」

医療事務

「5、6、7、8千円と950円と、領収証と、明細書です。」

5は5千円札、6は千円札を1枚持ち、患者さんと一緒に確認をしてもらいます。

めんどくさいと、思われるかもしれないけれど、これは、可愛い自分を守るために行っています。

言葉は簡潔にわかりやすく、ダラダラたくさんは話さない。

お金は患者さんと一緒に毎回確認をしましょう!

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会計で処方箋を貰っていないと言われる患者対応

医療事務の新人さんは、患者さんに渡し忘れをしないように、全ていっぺんに渡す方も居られます。

しかし、患者さんは貰ってないと思われることもあるので、きちんと確認をしながらお渡ししましょう

医療事務の新人

「領収証と明細書と処方箋です。」

しばらくして、患者さんがまた会計にいらして

Fさん

「処方箋を貰っていない。」

処方箋も領収証も明細書も同じ大きさで、重なってしまうと分からなくなることも多いです。

処方箋を貰っていないと言われる患者対応はどうしたら良い?

処方箋だけわけて見せて

医療事務

「こちらは、外の調剤薬局さんに出す処方箋です。」

領収証と明細書に手を添えて

医療事務

「こちらは、〇〇さんの物で、領収証と明細書です。」

混乱しないように、わけて渡します。

領収証も明細書も処方箋も紙の大きさが同じことが多いので、患者さんにはわけて、ゆっくりお話をしないと理解してもらえないことは多いです。

患者さんにわかるように何度も説明を重ねると、医療事務も伝え方の勉強になり、だんだん1度ですんなり伝わるようになりますよ。

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実際に、上記の対応を読んでも不安な場合は、接遇の勉強出来る本を読んでみることもおすすめです。

まとめ

  1. 患者さんの領収証の金額1460とレジを打ち、部門1を押し、お預かり金額2000を打ち、預かり現計を押し、お釣りの金額540円が表示されるので、その額をレジから出し、患者さんにお渡しする。
  2. レジ打ちを間違えた場合は、レジマイナスにして間違えた金額540をレジ打ちし、間違えた部門1を押す。レジマイナスを元に戻して普通に打てるようにし540をレジ打ちし、正しい部門1を押す。レジ点検で部門1が-になっていて、部門2が+を確認する。
  3. 医療機関によって部門設定が違うので理解する。
  4. 暗算が出来ないのであれば、電卓を使って計算をしましょう。
  5. 医療事務が勝手に思い込まないで、患者さんに確認をしてからレジ操作を行いましょう。
  6. 1人の会計が終わってから次の患者さんの会計を行いましょう。
  7. 患者さんにお釣りをお渡しする時は、患者さんと一緒にお札や小銭を数える癖をつけると、トラブルが未然に防げます。
  8. 患者さんに領収証と明細書と処方箋をお渡しする場合は、後で貰っていない!のトラブルを防ぐために、患者さんにわかるようにお渡ししましょう。

レジマイナスにしたら、元に戻すのを忘れずに!

あくまでも私の経験上ですので、ご了承ください。

クリニックのレジは、スーパーやコンビニのレジとは違って、数字を打って、部門を設定し、お札や小銭を数えて、お釣りを渡します。

その為、慣れるまでは、相当頭を使って疲れると思います。

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患者さんからお預かりした金額は、お釣りをお返しし、患者さんが確認するまで、レジの中に入れないようにしましょう!

その理由は、苦情クレームになることもあるので。

実際、医療事務は、資格取得をしなくてもなることは出来ます。

でも、今は未経験の方でもほとんどの方が資格取得をして面接に来られることが多い。

なので、医療事務の基礎知識は、職場では教えてくれないので、自分で勉強をした方が良いですよ。

自分の基礎知識がない事に悩んでいる場合は、医療事務通信講座の受講を検討してみよう!

働きながら、自宅学習が出来るので、仕事の理解度も増えますよ。

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