医療事務が仕事中に起こるありえないミスとは？改善策を紹介

医療事務の仕事内容にもよりますが、ミスをしてしまう事も、失敗してしまう事もあります。

2023年9月8日 医療事務の仕事内容は？1日の流れを簡単に紹介！

その1回のミスで退職をしてしまう方も居られますね。

記事の前半では『医療事務が仕事中に起こるミスは？』を解説し、

後半では『仕事中にミスを起こさない為の改善策は？』について紹介するので、参考にしてくださいね！

この記事を読み終えることで、医療事務が仕事中に起こしやすいミスと、ミスを起こさない為の対策を知ることが出来ると思います。

医療事務が仕事中に起こるミスは？

1つずつ解説します。

①別の患者のカルテを出したミス

患者さんが受付で診察券を提示され、その診察券をみて、医療事務がカルテを出す仕事があります。

医療機関によって、カルテがどんな順番にしまっているか？は違いますが、ＩＤ順になっている場合、診察券のＩＤをみて、カルテを探し出します。

そのＩＤを間違えて出してしまい、違う患者さんのカルテが受付で処理をされてしまうミスが起こることも。

②別の患者のカルテを診察室へ回してしまったミス

別の患者さんのカルテを出してしまい、受付で間違えたことに気付かず、診察室にカルテを回してしまう事もあります。

その為、間違えられた患者さんは永遠に診察室から呼ばれません。

実際、医療事務が間違えたことに気付かないと、間違えられた患者さんは、待合室でずっと診察を待つことになり「まだですか？」と、苦情を言われて気づくことが多いですね。

③受付順番を間違えるミス

患者さんの受付した順番に、診察室にカルテを回す。電子カルテの場合は入力をすることが大切です。

しかし、カルテを置く場所を間違えたり、カルテが見つからずに、次の人が先に受付処理をした場合は、順番がずれることもありますね。

その為「後から来た人が先に呼ばれているんですけど！」と、苦情を言われて気づくことも多いです・・・

④保険証の確認ミス

患者さんから提示された保険証の保険者番号・記号・番号と、カルテに記載されている保険者番号・記号・番号が一緒か？確認します。

保険証の確認ミスは、保険証の知識がない方は、よく起こりますね。

その為、経験を踏んでいけば、だんだん慣れて、ミスが減ってきます。

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⑤保険証の渡し間違えミス

患者さんから提示された保険証を確認して、患者さんに「ありがとうございます。」と、伝えて返却することが、当たり前に行えるとは限らないです。

保険証の渡し間違えミスは、全くない訳ではないです。

実際に、保険証は個人情報になり、他の方に渡してしまったり、返し忘れてしまうと信用問題になりますので、気を付けましょう！

また、保険証をお預かりしたままにしておくと、返し忘れの確率が高まります。

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⑥診療報酬の計算ミス

患者さんが診察終了後、本日の診療代の計算を医療事務が行います。

実際、レセコンや電子カルテで、診療報酬の計算を行いますが、診療点数早見表がある程度頭に入っていないと、計算ミスが起こりますね。

また、加算や指導料などの算定漏れ、過剰請求をレセプト時期に気付く場合と、返戻されて気づく場合があります。

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⑦処方箋の入力ミス

電子カルテの場合、処方内容は医師が入力を行い、医師の入力が間違っていないか？の確認を医療事務が行います。

紙カルテの場合は、医療事務がレセコンに処方内容を入力します。

その為、レセコンに処方内容を入力する際に、入力ミスが起こります。

処方内容を入力間違えはあってはならないことですが、起こってしまう事もあります。

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⑧領収金額の受領ミス

領収証に記載されている金額ではない金額を、受領してしまう事もあります。

領収金額の受領ミスは、医療機関の信用問題にもなりますので、気を付けましょう！

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⑨電話の取次ぎミス

医療機関は、様々な方から電話が掛かってきます。

医師に電話を回す場合、保留にしてから、医師に電話が入っていることを伝えると思いますが、保留にするのを忘れて切ってしまうミスも起こります。

実際に、電話を切ってしまって、相手から再度電話が掛かって来なかった場合、掛け直すにも、電話番号を知らないと掛けることも出来ず、どうしてよいのか？わからず、冷や汗が出ることもありますね。

⑩予約日の取り間違えミス

検査の予約や、予防接種の予約を、医療事務がとる場合、日付や曜日や時間など、確認しながら予約を取りますが、伝言ミスで予約日が違う事も起こります。

実際、予約日と違ったり、時間が違う場合は、検査が行えないこともあり、患者さんから苦情がくることもありますよ。

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医療事務が起こしたありえないミスとは？

どうして、こんなことになるのだろう？ありえないミスが起こるところが、医療機関の医療事務の仕事にはあります。

1つずつ理由を紹介します。

①保険証を紛失して見つからないミス

患者さんからお預かりした保険証が、何処を探しても見つからないこともありました。

紛失してしまった医療事務は、何も覚えていなく、当日来た他の患者さんに電話を掛けても、誰かに保険証が渡っていることはなく、夜遅くまで残業をして保険証を探しましたが、見つかりませんでした。

実際に、患者さんに紛失届を出して頂いたり、色々手続きが大変で、患者さんは2度と来院されずに、医療事務は退職をしましたね。

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②患者を受付で怒らせて診察せずに帰宅してしまって怒られた

患者さんが診察希望で、受付にいらしたのに、医療事務の対応が悪すぎて、患者さんは受診をせずに帰宅をしてしまい、後で医療事務が医師に怒られたこともあります。

医療機関のマニュアル通りに、接客を行ったそうなんですが、その機械的な融通が利かない対応に怒ったよう。

実際、院長が、その医療事務とあわずに、医療事務は退職をしました。

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③患者を受付せずに医師に怒られた

患者さんは医師に電話連絡をして、受診をしに来院をされたのに、医療事務は看護師の許可がないと受付が出来ないと言って、患者さんを受付しませんでした。

患者さんは困って医師に連絡をして、医師は医療事務に怒り、受付をしました。

その患者さんは、相当具合が悪く、その後入院されました。

その後、医師は怒って対応した医療事務の移動をするように言われ、色々あって、医療事務は退職をしました。

④確認をせず自分の判断で計算を行い医療費損失のミス

医療機関毎に決まり事があります。

他の医療機関の医療事務経験者の場合は、今までの自分のやり方が正しいと思って、新しく働き始めた医療機関のやり方を覚えようとしない方も居られます。

きちんとやり方を覚えればミスが防げたのに、確認をせず、自分の思い込みが正しいと思って計算したが、間違っていたことで、医療機関の損失になったこともありますよ。

医療事務が仕事中にミスを起こしてしまう原因は？

医療事務は環境に慣れるまで、ミスも起こしやすいのです。

1つずつ理由を紹介します。

①医療事務の知識不足

医療事務は経験を積んで学んで行くことも多いですが、基礎知識は自分で学ぶ必要がありますよ。

また、仕事をしながら、先輩に教えて貰おう！の考えは、甘いです！

医療事務の本を購入して独学で勉強をしたり、医療事務講座を受講したり、自分のやり方で医療事務の勉強をし続けることで、知識が増えて、ミスが減って来ると思いますよ。

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②覚えることが多すぎて覚えられない

医療事務としての知識と、医療機関の細かいやり方を覚えなければならないので、覚えるのも大変です。

その為、医療事務としての勉強は自宅で予習復習を行い、医療機関の細かいやり方は、仕事中にその都度確認して、覚える努力が必要ですよ。

③レセコンや電子カルテの操作不慣れ

レセコンや電子カルテはPC操作と似ていますが、レセ電コードで登録を行うので慣れるまで使いにくいです。

しかし、患者氏名や住所・電話番号、保険者番号・記号・番号はPCスキルがあればそんなに難しくはないですよ。

電子カルテの場合は、医師が入力する画面を医療事務は入力出来ないので、出来ないこと。やってはいけないこと。を覚える必要があります。

実際に、PCはどのPCから立ち上げるのか？何処に何を入力するのか？数をこなさないとなかなか覚えられないと思いますが、毎日1つずつ確実に覚える努力が必要ですね。

④待合室で患者が待っていると焦ってしまう

患者さんが待合室で待っていると「まだですか！」と言われたらどうしよう・・・と緊張してしまって、頭が真っ白になってしまう医療事務も居ます。

確かに焦ってしまいますが、ミスをしてしまうと、患者さんを更に待たせてしまうことになるので、落ち着いて覚えた仕事を確実に行う必要がありますね。

実際に、患者さんは具合が悪いので、診察が終了したら早く帰りたいので、医療事務に催促をしてくることも多いです。

その為、わからないところをわからないままにしているとパニックになりやすいので、わからないところを覚える努力をし続けることが大切ですよ。

⑤自分の体調が悪い・生理痛

医療事務は、生理痛が重い方も多いです。

実際に、ストレスが溜まりやすいので、体に不調が出やすいですね。

仕事で頭がいっぱいになってしまう気持ちも大事ですが、自分らしいプライベートの時間を充実させることも、ミスを防ぐのに必要な時間ですよ。

医療事務が仕事中にミスを起こさない為の改善策は？

①医療事務の勉強をして、知識を増やす

医療事務は日々勉強です。

なので、医療事務講座のテキストがあるのであれば、自分が理解していないところを再度勉強をしてみることをおすすめします。

実際に、テキストが古いのであれば、新しいテキストや本を購入して勉強してみましょう！

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②わからないところがあったら確認をして、メモを取る

私は、医療事務の新人の頃は、先輩が怖すぎて、2度と聞けないオーラが出ていたので、何でもメモを取っていました。

実際にメモを取った内容は「何時になったら、お茶を入れる」「何時になったら、洗濯をする」「洗濯機の使い方」などを全て書いていたら、先輩に驚かれましたが、先輩に教えて貰っている最中にずっとメモを取りました。

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③どうしよう！と思ったら、メモを見返す

その日の体調などや、たまにしか行わない仕事は、忘れるので「なんだっけ？」と思ったら、メモを見返して確認をしてから仕事をしています。

たまにしか行わない仕事は、自分の思っていることで行動をするとミスを起こしやすいですね。

実際、メモをみて仕事をすることは恥ずかしいことではないですよ。

ミスをしてしまう方が恥ずかしいので、メモをみて確認をしてから仕事を行いましょう！

④落ち着いて、深呼吸をする

緊張しすぎると、呼吸も忘れてしまって「どうしよう」で頭がいっぱいになってしまう事もあります。

なので、焦ったら、落ち着いて深呼吸をして、冷静になて考えて行動をしましょう！

⑤自分の体調を維持出来るように、生活を見直す

医療事務はストレスが溜まりやすく、イライラもしやすく、不安にもなりやすいです。

また、自分の好きな事を行える環境でない場合は、ミスも起こしやすいので、好きなことを行う時間も作りましょう！

まとめ

あくまでも私の経験上ですので、ご了承ください。

一緒に働く医療事務の仲間同士で、ミスを防ぐことも出来ますよ。

それには、それぞれ医療事務の勉強をして知識を増やして理解を深める努力をしていかないと、ミスを防げません。

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