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この記事で解決できるお悩み
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最初から、電子カルテの医療機関は、データを移行することはないので、パソコン操作に慣れているか？で大変度が違いますね。
私は、クリニックで、紙カルテから電子カルテに移行する経験をし、結構大変でしたので、その経験を紹介していきます！
医療事務の経験者の私が、記事の前半で『電子カルテは大変で難しい理由』を解説し、
後半では『電子カルテ作成【初診時】』『電子カルテ作成【2回目以降の初診時・再診時】』について紹介するので、参考にしてくださいね！
この記事を読み終えることで、医療事務にとって電子カルテの何が大変で難しいのか、何が楽なのか、電子カルテ作成に抵抗がなくなり、理解が出来ると思います。
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目次
医療事務にとって電子カルテは大変で難しい理由
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今は、電子カルテの医療機関が増えましたので、医療事務にとって電子カルテは何が大変で難しいのかを紹介しますね。
1つずつ解説していきます。
①電子カルテの操作に慣れるまで大変
どんな仕事もそうですが、電子カルテの操作に慣れるまでは大変です。
例えば、診療録1号用紙、2号用紙、3号用紙、レセプト画面は何処を開けばみれるのか？
何処を開けば修正出来るのか？
何度も行わないと覚えることが難しいこともあります。
実際に、紙カルテを記載する時は、ボールペンで記載をしますが、間違えた場合は二重線を引いて訂正しますよね。
それと同じで、電子カルテも同じように1度入力した内容を訂正すると、カルテに二重線が記載されます。
そのことは、画面には出て来ませんが、何時に入力をし、何時に修正をしたのか？のデータはカルテに残りますよ。
その為、電子カルテに入力する際は、紙カルテを記載する時と同じように、慎重に丁寧に間違えないように入力する必要がありますね。
なので、PC操作がいくら出来ても、医療事務の知識がないと電子カルテの操作は難しいです。
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②電子カルテが止まると問い合わせの対応をするのが大変
PCが動かなくなることが有るように、電子カルテも動かなくなることもありますよ。
その為、電子カルテが動かなくなってしまった場合には、再起動を求められることも。
その再起動も、クライアント機（子機）を消してから、最後にサーバー機（親機）を消して、サーバー機から再起動をする場合が多く、どれがサーバー機なのかを把握しておく必要があります。
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③電子カルテが止まったら手計算をするのが大変
電子カルテが止まってしまっても診療を行っている場合は、手計算で診療代を計算します。
なので、面接で医療事務の知識があることをアピールしたのであれば、医療機関は手計算で診療報酬代を計算出来ると思われていますよ。
普段、電子カルテの計算に慣れてしまっている場合は、手計算に戸惑う事もあるかもしれませんが、電子カルテが止まった時の為に、手計算の方法は、テキストや本を読んで復習をしておきましょう！
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④診療報酬のセットコードを作るのが難しい
電子カルテは、医療機関でよく行う検査や検査コメント、処方薬のセット、用法などのセットコードを作れることが多いです。
そのセットコードを医療事務が作り、電子カルテの画面に貼って置くと、診察時の医師の入力が楽になります。
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⑤紙カルテから移行した場合は操作に慣れるまで難しい
何年も紙カルテを使用している医療機関が、電子カルテに移行した場合は、紙カルテに記載している内容を診て診察を行うことも多いので、しばらくは、紙カルテを出すことになります。
その為、電子カルテの操作に慣れないまま、紙カルテも出すので、医療事務の仕事内容に負担がかかりますね。
しかし、紙カルテがあった方が落ち着くみたいで、電子カルテに移行したのに2～3年は紙カルテも出していました。
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電子カルテは医療事務にとって楽だと言われる理由
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その理由を紹介しますね。
1つずつ解説していきます。
①紙カルテ出しとカルテをしまう業務をしなくても良いので楽
患者さんが来院されたら、カルテ出して診療録の1号用紙を確認します。
紙カルテの場合は、しまっているところからカルテを出しますが、正しい場所にしまっていない場合は、カルテを探さなけらばならなく、時間がかかりますね。
そして、会計が終了したら紙カルテをしまいます。
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また、手を怪我したり、手荒れが酷くなる方も居られます。
その点、電子カルテになると、紙カルテ出しとカルテをしまう業務はしなくて良いので、腰や腕が痛くなったり、手の怪我や手荒れの負担が減って、医療事務の楽ですよ！
②カルテ紛失になることが減るので楽
『カルテ出しをして、カルテを元の場所にしまう』を繰り返しても、カルテが元の場所にしまってない場合もあります。
その時は、皆で手分けしてカルテを探すことになりますが、カルテの紛失してしまう事も。
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③患者の待ち時間短縮ができるので楽
紙カルテの場合は、カルテ出しに時間がかかることも多く、カルテ出しを行ってから『氏名』『保険証』『住所確認』を行うので、診察までの待ち時間がかかります。
なので、患者さんから『まだですか』と言われることも多いかな。
その点、電子カルテの場合は、診察券のID番号を電子カルテに入力をすれば、患者さんのカルテをすぐ開くことが出来、確認することも簡単で、診察までの待ち時間が短縮出来ます。
④紙カルテで医師の読めない字を解読しなくても良いので楽
医師が記載する紙カルテは、読めないことも多いです。
なので、読めないカルテを解読するのも大変で、時間が掛かってしまう事も。
また、医師に何と読むのかを質問しにくいこともありますよね。
その点、電子カルテになると読めない字はなくなるので楽になりました！
⑤レセプト業務が楽
紙カルテの場合は、紙レセプトを出力して、点検をしていました。
しかし、電子カルテになると、レセプト点検も電子カルテの画面を開けば出来るので便利です。
また、レセプトに必要なコメントも入力することが出来、エラーコードがある場合は、教えてくれることもあり、査定返戻防止になることも。
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紙カルテより、電子カルテの方が楽なですが、保険証の基礎知識は知っておきましょう！
次は、電子カルテに入力する前に確認することを紹介しますね。
電子カルテに保険証を入力する前に確認すること
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1つずつ解説していきます。
①被保険者証の有無を確認
患者さんは、必ずしも被保険者証を持参しているとは限りません。
その為、保険証を入力する前に被保険者証の有無を確認します。
実際に、患者さんが保険証を忘れてしまったり、保険証がまだ出来ていない方も来られるので、その場合どう対応するのかを考える必要もあります。
また、生活保護の方の場合は併用でない限り、被保険者証の提示はないです。
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②被保険者証に記載されている内容確認
受付で被保険者証の提示が確認出来たら、被保険者証に記載されている内容を確認します。
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 保険者番号・記号・番号
- 本人・家族
- 資格取得日・交付年月日
- 有効期限
- 住所
たまに、有効期限切れの保険証を提示される場合もあるので、有効期限が切れていないか？を1番に確認しましょう！
被保険者証の有無を確認したら、電子カルテの作成になります。
電子カルテ作成【初診時】
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その理由は
- 患者さんが受診をしたことを覚えていない場合
- 電子カルテに登録はしたが診療が待てない為、受診をキャンセルして電子カルテにIDは残っている場合
その為、患者検索の画面で、生年月日検索をして、患者さんの名前が登録されていないか？確認します。
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そのやり方は、患者検索の画面で、新患登録をする氏名を入力して検索をし、 同姓同名の方がいないか？確認しましょう。
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IDの桁数が4桁から登録するなど決まっている場合は、1001から順に、新患の患者さんが来た順にIDを選びます。
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次は、2回目以降の初診時・再診時で、電子カルテにIDが登録されている患者さんの電子カルテ作成のやり方を紹介しますね。
電子カルテ作成【2回目以降の初診時・再診時】
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1つずつ解説していきます。
①保険者証変更がある場合
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②苗字変更
保険証を確認して、苗字が変更になっている場合は、氏名変更をしてから、チェックインをし、旧姓の氏名もメモ欄に入力をします。
また、レントゲンなどを撮影したことがある場合は、レントゲンのシステムと電子カルテのシステムが連動していない場合があります。
その為、医師はレントゲンの氏名を変更しなければならないので、メモ欄に旧姓氏名を記載しておくとわかりやすいです。
③住所変更があった場合
住所変更を受付時に確認できたら、住所変更をしてから、チェックインをします。
その理由は、住所変更した時に、紹介状（診療情報提供書）の希望がある場合は、今現在、電子カルテの記載されている住所が、そのまま診療情報提供書に印刷されます。
その為、現住所と違う住所が診療情報提供書に印刷されてしまうので、住所変更を言われて時点で修正をした方が、トラブルが防げますよ。
④初診の場合
医療機関の初診セットコードがある場合入力をして、チェックインします。
⑤再診の場合
医療機関の再診セットコードがある場合入力をして、チェックインします。
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まとめ
医療事務にとって電子カルテが大変で難しい理由
- 電子カルテの操作に慣れるまで大変
- 電子カルテが止まると問い合わせの対応をするのが大変
- 電子カルテが止まったら手計算をするのが大変
- 診療報酬のセットコードを作るのが難しい
- 紙カルテから移行した場合は操作に慣れるまで難しい
電子カルテは医療事務にとって楽だと言われる理由
- 紙カルテ出しとカルテをしまう業務をしなくても良いので楽
- カルテ紛失になることが減るので楽
- 患者の待ち時間短縮ができるので楽
- 紙カルテで医師の読めない字を解読しなくても良いので楽
- レセプト業務が楽
電子カルテの作成の注意点
- 患者さんが被保険者証を持参したら、被保険者証に記載されている通りに電子カルテに入力しましょう。
- 『既に登録されていないか』『同姓同名がいないか』を確認して、電子カルテに新規登録をしましょう。
- 『保険証変更』『苗字変更』『住所変更』をしてから、チェックインをしましょう。
あくまでも私の経験上ですので、ご了承ください。
電子カルテでも紙カルテでも医療事務が覚えることは一緒のことが多いですが、紙カルテの方が仕事量は多い気がします。
今は、ほとんどの医療機関が電子カルテを導入していることが多いので、医療事務の仕事は楽になりました。
しかし、紙カルテから電子カルテの移行は、医療事務の知識とPCスキル求められるので、医療事務にとって負担なこともあるので、覚悟を！
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