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この記事で解決できるお悩み
こんな悩みを解決できる記事を用意しました。
とめちゃん
医療事務の経験者の私が、記事の前半で『医療事務がレジ操作を行う前に考えること』を解説し、
後半では『レジ打ちを間違えた場合の修正方法』と『会計は難しい医療事務と患者対応5つの事例』について紹介するので、参考にしてくださいね！
この記事を読み終えることで、医療事務の会計業務の流れを知ることが出来ます。
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医療事務がレジ操作を行う前に考えること
とめちゃん
その理由は、患者さんの提示された保険証によって、診療報酬請求先が異なり、患者自己負担額も異なるから。
その為、患者さんの保険証を確認し保険適応だった場合、総点数は何点で、保険者からいくら報酬を得ることができます。
本日患者さんから、いくら徴収すれば良いのか？の判断を医療事務がすることになりますよ。
この作業を患者さん1人、1人に行うのが、医療事務の会計でレジ操作を行う方の仕事内容になります。
その為、保険証の種類などの基礎知識がないよりかは、あった方が医療機関にとっても、医療事務として働く側としても働きやすいですよ。
保険証の種類の詳細は、下記のリンクで紹介していますので、参考になさってください。
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保険診療はどこから報酬を得る？
患者さんが医療機関に来院されたら、保険証の提示を求めます。
実際に、保険適応疾患の症状があり、保険証を提示されれば『被保険者の負担割合+患者の自己負担割合＝医療機関の報酬』になりますね。
また、社保と国保では、レセプト提出先が違いますので、覚えましょう！
- 社保は、支払い基金から、医療機関に報酬が入る
- 国保は、国保連合会から、医療機関に報酬が入る
口座の振り込まれる名前が違うので、経営者（医療機関）は
- 支払い基金から、今月はどれくらいの報酬が入るのかな？
- 国保連合会から、今月はどれくらいの報酬が入るのかな？
を、把握したいので、内訳を知りたいと、思われる方も居られるので、レジの部門操作を行う医療機関が多いですよ。
とめちゃん
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自由診療はどこから報酬を得る？
自由診療の場合は、全額自己負担で患者が医療機関にお支払いをしてもらいます。
- 保険適応疾患で医療機関を受診、今保険証の手続き中で、今日は全額自己負担でお支払い、後日保険証が出来たら持ってきます。（保険証を持参されたら返金予定）
- 会社に入る前に全額自己負担の健康診断をしてくるように言われました。（健康診断）
- 毎年、自費で予防接種を受けています。（予防接種）
- 市区町村から、健康診断の受診券を発行されたので、受けようと思います。市区町村の役所から届いた健康診断を実施した場合（後で集計をして市区町村に提出する）
- 国の定期接種対象者なので、せっかくだから、予防接種を受けようと思います。市区町村の役所に提出する予防接種を実施した場合（後で集計をして市区町村に提出する）
など、自由診療でも、様々な場合があります。
どの自由診療なのか？で、レジの部門操作がかわることもありますので、確認が大切ですよ！
とめちゃん
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保険毎にレジ打ちをする場合のやり方
とめちゃん
その為、医療機関の決まり事を覚えていないと、レジが合わなくなるので、気を付けましょう！
例１
- 部門１ 社保（支払基金）
- 部門２ 国保（国保連合会）
- 部門３ 自費（全て）
例２
- 部門１ 社保（支払基金）
- 部門２ 国保（国保連合会）
- 部門３ 自費（市区町村に提出する健康診断、予防接種）
- 部門４ 自費（健康診断、予防接種）
- 部門５ 自費（保険証忘れの場合）
例３
- 部門１ 保険診療（社保・国保）
- 部門２ 自由診療（自費）
医療機関によって違いますが、日計表を午前診療と午後診療を分けて出すことが多いです。
その日計表をみて、保険が社保なのか？国保なのか？自費なのか？を集計し、レジの部門の合計とあっているか確認し、違っていたら、レジのジャーナルをみて、打ち間違えをしていないか？確認します。
とめちゃん
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レジ打ちの流れ
とめちゃん
部門１社保の領収金額をレジに打つ場合
とめちゃん
部門１社保と部門２国保を一緒にレジを打つ場合
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レジ打ちを間違えた場合の修正方法
とめちゃん
「レジを打つのを間違えました」ということは、レジを打ったのだから、レジは「プラス＋」になっています。
その為、間違えて打った額を「マイナス－」にすればＯＫです。
実際、レジを「マイナス－」にするには、どうしたら良いのか？は、レジの使い方の本を開いて調べましょう！
５４０を打ち、部門２を押します。
自分が何をしたいのか？わからなければ、まず、わかろうと努力してみましょう！
わかろうとしなければ、仕事は前に進みません。
とめちゃん
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レジ部門を分けて打つ理由
とめちゃん
その部門は、大きく分けて2種類あります。
部門を分ける理由は、保険診療分は、後で保険者から医療機関に報酬が入ります。
一方、自由診療分は、本日患者さんから全ての報酬を得る場合と、後から報酬額を得る場合（市区町村健康診断や予防接種など）があります。
その為、分かるように部門を分けている場合が多いですね。
保険診療のレジ部門
保険診療分の本日の収入の最低✖７割が、保険者から得られる報酬だと判断しやすくなります。
部門１社保３００００円の場合、３００００円✖７割＝２１０，０００円が支払基金から報酬を得る予定の見込み額
部門２国保５００００円の場合、５００００円✖７割＝３５０，０００円が国保連合会から報酬を得る予定の見込み額
クリニックが保険者から得る報酬の口座の振り込み金額は、支払基金、国保連合会とわかれているので、どれくらい報酬を得られるのか？知っておきたい経営者も居られますよ。
とめちゃん
自由診療のレジ部門
自由診療＝自費ですが、自費といっても様々です。
本日は全額自費でお支払いをしてもらいますが、後日返金するかもしれない自費
- 保険適応疾患で医療機関を受診、今、保険証の手続き中で、今日は全額自己負担でお支払い、後日保険証が出来たら持ってきます。（保険証を持参されたら返金予定）
本日患者さん全ての報酬額を得る自費
- 会社に入る前に全額自己負担の健康診断をしてくるように言われました。（健康診断）
- 毎年、自費で予防接種を受けています。（予防接種）
後から、報酬額を得ることも含まれる自費
- 市区町村から、健康診断の受診券を発行されたので、自己負担５００円で受けようと思います。市区町村の役所から届いた健康診断を実施した場合（後で集計をして市区町村に提出する）
- 国の定期接種対象者なので、せっかくだから、予防接種を自己負担額２５００円で受けようと思います。市区町村の役所に提出する予防接種を実施した場合（後で集計をして市区町村に提出する）
医療機関によって考えは違いますが「自費は同じ部門で打つ場合」と「それぞれ、部門をわけてレジを打っている場合」とがあります。
その理由は、自費とはいっても、自己負担額だけをお支払いして、後から総括をして、市区町村の役所に提出をすると、クリニックに報酬がはいる健康診断や予防接種があるから。
その為、自己負担額分だけ知りたい経営者は、部門を分けていることもありますよ。
何故なんだろう？と思って決まりを覚えないと、永遠に覚えられないことも多いですね。
とめちゃん
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レジ点検・レジ精算のやり方
とめちゃん
そのやり方を紹介しますね。
両替金が５万円だったら、５万円＋点検の総合計金額が入っています。
両替金が患者さんが万札を出してお釣りが出せるように計算して用意します。
その為、レセプト請求を覚える前にレジ操作を覚えましょう！
とめちゃん
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次は、会計の患者対応の難しさを紹介しますね。
会計は難しい医療事務と患者対応5つの事例
とめちゃん
実際に、会計業務は、計算・暗算・レジ操作を行いながら患者対応を行うので、難しいことも多いですね。
また、早く会計を終わらせようとすると、トラブルが起こることもあるので、丁寧に行う事が大切ですよ！
5つの事例を紹介します。
事例①500円玉のお釣りが欲しい患者対応
医療事務の資格取得をしてから、医療事務になられた方は、電卓を使用して計算を勉強するので、ある程度暗算が出来る方も多い。
しかし、中には、暗算が苦手な方も居て、患者さんに突っ込まれることもありますよ。
その為、先輩が教えて下さるのであれば、素直に教えて貰った方が、苦情クレームを防ぐことが出来ます。
とめちゃん
医療事務の新人
「そうですね」
「やってみてください」
tomeoffice
電子カルテから領収証を発行して、医療事務の新人さんに渡す。
とめちゃん
医療事務の新人
Ａさん
医療事務の新人
Ａさん
医療事務の新人
とめちゃん
Ａさん
わからないのか？計算出来ないのか？」
医療事務の新人
Ａさん
医療事務の新人
Ａさん
医療事務の新人
Ａさん
声もでかいし、近くにいるのに、そんな大きな声で呼ぶなよ」
tomeoffice
Ａさん
Ａさんは、怒って帰られてしまいました・・・
次回から、Ａさんのレジは医療事務の新人さんは出来ないので、別の方がすることになりました。
500円玉のお釣りが欲しい患者対応はどうしたら良い？
医療事務は、暗算を求められることが多い。
その為、レジを打てば良いわけではないので、自分の頭を使って計算をしましょう！
なので、簡単だなっと思う仕事ほど油断出来ないです・・・
とめちゃん
実際に、会計で本日の領収金額を伝えると、患者さんは、500円玉のお釣りが来るように計算をして、お支払いをすることはよくあります。
また、500円玉以外にも、50円玉のお釣りが欲しい方も居られますね。
たまに、5000円札が欲しい方も・・・6000円代の金額を１万円札と1000円札で出される方もいらっしゃいます。
その場合、5000円札があれば良いのですが、ない場合は、1000円札でお釣りになることもあるので、患者さんに事情を説明することもありますね。
とめちゃん
もしも、暗算が難しいのであれば、レジに金額を打つ前に、電卓で計算をして、お釣りを考えておく。
医療事務におすすめの電卓は、下記のリンクで紹介していますので、参考になさってください。
患者対応が難しく不安な場合は、医療接遇の本を読んで勉強するのもおすすめ！
事例②親子一緒に来院されたも会計は別の患者対応
レジ打ちが苦手な医療事務さんは、患者さんをお呼びする前に、今日の領収証の金額を打っておき、患者さんをお呼びすることもあるかな。
その為、親子で来院されて領収証が2枚ある場合、合計金額を先に自分で把握しておきたい為に、レジ操作を行ってしまうと、会計が別の場合、レジ操作が余計に大変になりますよ。
なので、患者さんをお呼びして、確認してからレジ打ちをしましょう！
医療事務の会計
Ｂさん
医療事務の会計
Ｂさん
医療事務の会計
Ｂさん
実際に、レジ打ちをしてから、患者さんをお呼びする医療事務は、レジ操作が苦手なので、レジの打ち直し操作にも時間が掛かり、患者さんをお待たせすることになりますね。
その為、苦情クレームになることも・・・
親子一緒でも会計は別の患者対応はどうしたら良い？
ご家族・親子・ご夫婦など、複数人でクリニックに受診された場合は、レジに金額を打つ前に、患者さんにお支払方法の確認をした方が、会計がスムーズですよ。
医療事務
と、確認をしてから、一緒の場合は、レジ操作を行います。
今は、個人個人で、領収証が、電子カルテやレセコンから出てきますので、
レジに金額を打つ前に、患者さんに、お支払いはご一緒か？別々か？を確認をしましょう！
なので、早く会計が終わるように、レジ打ちをする前に患者さんに一言確認をすると、自分の仕事も増えずに済みますよ！
とめちゃん
患者対応が難しく不安な場合は、医療接遇の本を読んで勉強するのもおすすめ！
事例③1人ずつ会計を行った方が良い患者対応
クリニックが混んでくると、会計待ちの患者さんも多くなり、医療事務が早く会計を終わらせたくなることも。
その為、同時に会計に2人の患者さんをお呼びする医療事務も居ますが、苦情クレームになるので、1人ずつ及びした方が結局は早く会計が終わりますよ。
医療事務の会計
Ｃさん
医療事務の会計
Ｄさん
医療事務の会計
Ｃさん
医療事務の会計
医療事務の会計
Ｄさん
医療事務の会計
Ｃさん
最後まで、医療事務の会計の謝罪の言葉はなく終了・・・順番ってなんだろう・・・？と、考えさせられる内容ですね・・・
Ｃさんは、穏やかな方で、順番に対して、文句を言うことはありませんでしたが・・・この対応は、苦情の原因になりますので、辞めましょう！
1人ずつ会計を行った方が良い患者対応はどうしたら良い？
クリニックの会計も患者さんを順番にお呼びした方が、苦情トラブルにならないですよ。
あなたは、スーパーに行って、レジで横入りされたら嫌じゃないですかぁ？なんで？と、睨んだりしませんかぁ？
具合が悪い患者さんは、会計に呼ばれて、支払いが済んだら早く自宅に帰って休みたいです・・・
Ｃさん
また、手元の不自由で、すぐにお金を出せない方もいらっしゃいます。
怒って下さる患者さんは、通院をされることがありますが、何も言わない患者さんは、二度と通院をされず、他の医療機関へ行かれることもあるんですよ。
ほんの些細な気遣い、気配り、医療事務の仕事では大切です！
例え、患者さんが怒っていなくても・・・謝罪の言葉があると、相手の印象が違います・・・
謝罪も医療事務の仕事内容の1つです。
とめちゃん
医療事務のクレーム対応については、下記のリンクで紹介していますので、参考になさってください。
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事例④お釣りが少ないと言われる患者対応
クリニックの会計は、コンビニやスーパーやデパートの接客とは違います。
その為、初めてレジ操作を行う場合は、先輩に確認をした方が、苦情クレームが防げますよ。
医療事務の新人
医療事務の新人
医療事務の新人
患者さんに突っ込まれることもあります。
Eさん
Eさん
患者さんは、医療事務の接客に厳しい方も居られますので、お金の受け渡しは、丁寧に行いましょう！
お釣りが少ないと言われる患者対応はどうしたら良い？
患者さんにお釣りが少ないと言われないように、医療事務が考えて対応をします。
医療事務
医療事務
５は５千円札、６は千円札を１枚持ち、患者さんと一緒に確認をしてもらいます。
めんどくさいと、思われるかもしれないけれど、これは、可愛い自分を守るために行っています。
お金は患者さんと一緒に毎回確認をしましょう！
とめちゃん
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事例⑤会計で処方箋を貰っていないと言われる患者対応
医療事務の新人さんは、患者さんに渡し忘れをしないように、全ていっぺんに渡す方も居られます。
しかし、患者さんは貰ってないと思われることもあるので、きちんと確認をしながらお渡ししましょう！
医療事務の新人
しばらくして、患者さんがまた会計にいらして
Fさん
処方箋も領収証も明細書も同じ大きさで、重なってしまうと分からなくなることも多いです。
処方箋を貰っていないと言われる患者対応はどうしたら良い？
処方箋だけわけて見せて
医療事務
領収証と明細書に手を添えて
医療事務
混乱しないように、わけて渡します。
患者さんにわかるように何度も説明を重ねると、医療事務も伝え方の勉強になり、だんだん1度ですんなり伝わるようになりますよ。
とめちゃん
また、医療事務の患者対応受付マニュアル！
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まとめ
- レジマイナスをしたら、元に戻すのを忘れずに！
- 医療機関によって部門設定が違うので理解する。
- 暗算が出来ないのであれば、電卓を使って計算をしましょう。
- 医療事務が勝手に思い込まないで、患者さんに確認をしてからレジ操作を行いましょう。
- 1人の会計が終わってから、次の患者さんの会計を行いましょう。
- 患者さんにお釣りをお渡しする時は、患者さんと一緒にお札や小銭を数える癖をつけると、トラブルが未然に防げます。
- 患者さんに領収証と明細書と処方箋をお渡しする場合は、後で貰っていない！のトラブルを防ぐために、患者さんにわかるようにお渡ししましょう。
あくまでも私の経験上ですので、ご了承ください。
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